昆明学院党政机关公文处理办法-办公室(党委巡察办)-昆明学院

规章制度

昆明学院党政机关公文处理办法

发布时间：2013年04月19日 00:00 浏览数：

（中共昆明学院委员会办公室昆明学院校长办公室 2012年7月新修订）

第一章总则

第一条学校党政机关公文，是学校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。为适应学校工作的需要，进一步推进学校党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）（以下简称《条例》）精神的要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条公文处理是包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条党委办公室、校长办公室按照“实事求是、标准规范、精简高效、安全保密”的原则处理公文，主管学校党委和行政机关的公文处理工作，并对各职能部门和教学院（系）的公文处理工作进行业务指导。党委办公室秘书科、校长办公室秘书科具体负责公文处理工作。

第二章公文种类

第四条执行《条例》规定使用的公文种类（决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要），如确需使用非规范文种的，应选用《条例》规定使用的公文种类加以转换后发布。

第三章公文格式

第五条执行《条例》关于份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等公文格式的规定。公文版式执行《党政机关公文格式》国家标准GB/T9704-2012。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，执行有关国家标准。公文用纸幅面采用国际标准A4纸型。

第六条学校党政机关公文版头形式、发文字号及其适用范围：

（一）党委机关公文版头形式、发文字号及其适用范围：

版头形式1：《中共昆明学院委员会文件》

发文字号：

党发〔20××〕×号：用于学校党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出工作部署，决定重要事项，任免推荐调动干部，转发上级党的机关的文件，批转下级单位的报告、请示、意见，与学校行政联发文件等；向省委、省高校工委、市委的重要报告，也用此形式。

党通〔20××〕×号：用于党委通知重要事项，表彰先进等。

党请〔20××〕×号：用于党委向省委、省高校工委、市委专题请示工作。

党复〔20××〕×号：用于党委批复下级单位的请示。

党函〔20××〕×号：用于党委与其他机关商洽工作、询问和答复问题以及向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

版头形式2：《中共昆明学院委员会办公室文件》

发文字号：

党办发〔20××〕×号：用于根据党委授权，传达党委的指示，转发上级党的机关办公厅的文件，经党委同意并以党委办公室名义批转各单位的报告、请示、意见等，与校长办公室联发文件，向上级机关报告工作；也用于发布党委办公室职权范围内的有关重要事项。

党办通〔20××〕×号：用于经党委同意并以党委办公室名义通知有关具体事项。

党办请〔20××〕×号：用于经党委同意并以党委办公室名义向上级党的机关办公厅请示工作。

党办复〔20××〕×号：用于经党委同意并以党委办公室名义批复各单位的请示。

党办函〔20××〕×号：用于与其他机关商洽工作、询问和答复问题以及向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

版头形式3：《中共昆明学院委员会党委会议纪要》

用于编发学校党委会议决定事项。

（二）行政机关公文版头形式、发文字号及其适用范围：

版头形式1：《昆明学院文件》

发文字号：

校发〔20××〕×号：用于发布学校重大事项和重要决定，由校长或经授权的副校长签发；学校向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

校请〔20××〕×号：用于学校向上级主管机关请求指示、批准事项。

校函〔20××〕×号：用于学校向不相隶属单位商洽、询问、答复和通报情况等。

昆院人〔20××〕×号：用于学校人事管理工作文件。

昆院教〔20××〕×号：用于学校教学管理工作文件。

昆院财〔20××〕×号：用于学校财务管理工作文件。

昆院科〔20××〕×号：用于学校科研机构管理工作文件。

昆院学〔20××〕×号：用于学校学生教育、管理、招生、就业工作文件。

昆院办〔20××〕×号：用于其他行政管理工作文件。

版头形式2：《昆明学院校长办公室文件》

发文字号：

校办发〔20××〕×号：用于学校关于某一具体工作的安排、要求、通告，转发上级机关办公厅的文件，经学校同意并以校长办公室名义转发各单位的通知、意见等，向上级机关报告工作；也用于发布校长办公室职权范围内的有关重要事项。

版头形式3：《昆明学院校长办公会议纪要》

用于编发学校校长办公会议决定事项。

版头形式4：《昆明学院专题会议纪要》

用于编发学校重大专题会议决定事项。

第七条党委机关内部公文版头形式及其适用范围：

为保证党委机关各职能部门日常工作灵敏、高效运转，设立《中共昆明学院委员会组织部文件》、《中共昆明学院委员会宣传部文件》、《中共昆明学院委员会统战部文件》三种内部公文版头形式。

内部公文处理须遵守《条例》和本办法，用于各职能部门在其职权范围内向学校各单位布置常规工作、交流业务信息。

内部公文仅限学校内部使用，不得对外正式行文。

内部公文由相关职能部门按《条例》和本办法的规定进行管理，并接受党委办公室业务指导。

第四章行文规则

第八条行文应遵循确有需要、注重实效、少而精、短而实的原则。

第九条上行文一般使用报告、请示。学校党委、行政向上级机关请示、报告事项，原则上主送一个机关，根据需要可同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关；学校各部门未经学校党委、行政同意或授权，不得越过学校党委、行政向上级机关请示、报告事项；属于部门职权范围内的业务事项，经分管领导审定同意后，可以直接报送上级业务主管部门；向上级机关请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项；学校各单位向学校党委、行政请示事项，除特殊、紧急情况或领导同志直接交办的事项外，应当以组织名义行文，按规定程序处理，不应直接送领导同志个人，更不能同时报送几位领导同志请求批示；学校各单位向学校党委、行政请示的事项涉及其他单位业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。

第十条下行文一般用决议、决定、通告、意见、通知、通报、批复、纪要等。学校党委、行政向学校各单位行文，主送受理部门和单位，根据需要抄送相关部门和单位；党委办公室、校长办公室根据党委、行政授权，可以向学校各单位行文，其他部门不得向学校各单位发布指示性公文。

第十一条平行文一般用函或意见、通报、通知。用于学校党委、行政与同级机关或不相隶属机关相互传送公文。

第十二条学校党委、行政，党委办公室、校长办公室必要时可以联合行文，联合行文按党、政顺序排列。

第十三条对不符合行文规则的上报公文，由党委办公室、校长办公室秘书科退回呈报单位，责成其按照行文规则重新报送。

第五章公文起草

第十四条起草公文应符合《条例》有关要求。学校党委、行政重要公文，应由党委、行政领导亲自动手或主持、指导；起草党委、行政综合性公文由党委办公室、校长办公室负责；起草党委、行政某一方面工作、需要以党委、行政名义发布的公文，由相关部门代为起草；涉及两个以上部门工作的公文，由一个部门牵头，与有关部门共同起草。

第十五条起草的文稿应附党委办公室、校长办公室统一印制的公文审批单，并填写拟办意见、公文标题、密级、紧急程度、是否上网、主送、抄送、拟稿人、处室负责人、份数等有关内容，报党委办公室、校长办公室报批。

第六章公文审核

第十六条公文审核是保证和提高公文质量的要求。公文文稿送领导同志审批之前，均须由党委办公室、校长办公室进行初审；按《条例》规定，重点对行文理由、行文依据、行文内容、协商意见、文种、格式以及人名、地名、时间、数字、引文的准确性，文字、数字、计量单位和标点符号用法的规范性等进行审核；经审核不宜发文的公文文稿，退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第十七条党委、行政联合行文，行政部门起草的文稿，由校长办公室秘书科审核、校办主任签字，报分管的行政领导同志审批，转党办秘书科复核、党办主任签字，报党委主要领导同志审定；党委部门起草的文稿，由党办秘书科审核、党办主任签字，转校办秘书科复核、校办主任签字，报行政领导会签后，返回党办秘书科报党委主要领导同志审定。

第七章公文签发

第十八条已按规定审核的学校党委、行政公文，须经党委、行政主要领导同志审批签发方能生效。

第十九条党委办公室、校长办公室根据党委、行政授权发布的公文，一般由党办主任、校办主任按规定签发；重要公文党办主任、校办主任审核后报党委、行政领导同志签发。

第二十条党政联合行文，按规定审核、复核并经分管领导同志审批、会签后，报党委主要领导同志签发。

第二十一条领导签发公文，应当签署明确意见、姓名和时间。领导若圈阅或只签名，视为同意。

第八章公文办理

第二十二条公文办理分为收文办理、发文办理和整理归档。

第二十三条收文办理包括公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复等程序。

签收。党委办公室收到机要交通传递公文、昆明市电子政务终端下载公文，校长办公室收到云南省教育系统公文交换平台终端下载公文，应加盖收文专用章办理签收；收到的上级行政文件及时转校办，收到的上级党委文件及时转党办。签收公文时应逐件清点，重要公文应逐份逐页查点，核对无误后签字盖章。平件应注明签收的年、月、日；急件应注明签收的年、月、日、时、分。

登记。收到公文应将公文标题、密级、紧急程度、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、分发范围、份数、序号、外封号、收发文时间等公文主要信息和办理情况等逐项详细填写清楚。

初审。初审的重点是：收到的公文是否应当由学校办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及相关部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

承办。党委办公室、校长办公室根据《条例》规定办理公文。阅知性公文应根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应提出拟办意见报分管领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

传阅。党办秘书科、校办秘书科根据领导批示和工作需要，按照规定程序将公文送传阅对象阅知或批示。办理传阅应随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误；要遵守传阅规定，不得横传、斜传，涉密公文要遵守公文保密的有关规定，从严管理，急件处理须及时，要严格手续，认真填写公文传阅单。

催办。党委办公室、校长办公室根据《条例》规定，及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文要及时催办，一般公文应定期催办，办理情况应及时报告领导。

答复。公文办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十四条发文办理包括复核、登记、印制、核发等程序。

复核。已经学校党委、行政主要负责同志签批的公文，印发前由党办秘书科、校办秘书科对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需要实质性修改的，应当报原签批人复审。

登记。对复核后的公文，由党办秘书科、校办秘书科确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

印制。文印中心要严格按照党政机关公文格式印制，确保公文印制的质量和时效。涉密公文要在符合保密要求的场所印制。

核发。公文印制完毕，由党办秘书科、校办秘书科对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十五条公文交换、交寄、秘密公文、急件，由机要收发员专人传递；报送市委、市政府的公文由昆明市电子政务网终端报送；报送省高校工委、省教育厅的公文由云南省教育系统公文交换平台终端报送。自电子政务系统终端报送的公文，须办理完毕公文起草、审核、签发等规定的程序，并加盖电子公章后报送。

第二十六条公文交换、交寄每个工作日一次，急件按要求随时递送。公文传递过程中要做到公文不离身，不得携带公文到公共场所、住所和不利于保密的地方；如发生意外，要迅速报告，及时妥善处理。

第二十七条公文办理完毕后，需要归档的公文及有关材料，党办秘书科、校办秘书科应当根据国家有关档案法律法规、机关档案和学校档案管理的有关规定，将公文的定稿、印件正本和有关材料及时收集齐全、归档整理，每年6月前，送交学校综合档案室归档保存。个人或其他单位不得保存应归档的公文、材料。

第二十八条需要立卷归档的公文、材料范围：

上级机关发来的公文原件（除清退件外）；上级领导视察、检查学校工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像材料；代上级机关草拟并被采用的公文底稿；上级机关批转、转发、印发的学校公文、调查报告、材料等；学校党委会、校长办公会、党代会、工代会、工作会、专题会、研讨会等各类重要会议的全套会议公文及照片、声像材料；学校各类重大庆典、纪念活动等的全套文字、声像材料；学校党委及行政发布的各种正式公文的签发稿、印本，党委办公室、校长办公室编印的各类简报、刊物、大事记；学校的请示与上级机关的批复、批示件、审改件或答复记录，学校各部门的请示与学校党委、行政的批复、批示件、审改件或答复记录；学校党委、行政的工作计划、总结、报告、工作制度、思想及业务建设方面的资料等；反映学校党委、行政日常工作和公务活动形成的会议记录、纪要、报表、凭证等；党委和行政领导在工作中形成的讲话、署名文章、工作笔记、重要信件、电报、电话记录、题词等；内容重要的群众来信、来访材料，领导批示、指示记录，调查处理意见、结果等材料；学校党委、行政与有关机关、组织的在交往中形成的重要公文、材料等；出访、考察总结；与同级机关和不相隶属机关联系、商洽工作的重要来往公文；学校各单位报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表等。

第二十九条学校综合档案室对需要归档的公文，根据公文内容、文种、时间等特征组卷。立好的案卷均应按有关规定确定保管期限。

第三十条上年的档案，应在次年上半年向学校综合档案室移交，立卷归档工作接受档案室的指导和监督。

第九章公文管理

第三十一条学校党政机关公文按照《条例》规定严格管理，规范运行。学校党委的公文由党办秘书科专人管理，学校行政的公文由校办秘书科专人管理。

第三十二条学校按规定建立机要保密室和阅文室。阅文室供学校处级干部阅知发至县处级的公文，阅文室工作时间开放。

第三十三条公文发给组织，不发给个人。发到学校各单位的公文由其办公室主任或指定的专人管理；要配备保密柜、室等，统一管理、提高效用、利于保密。

第三十四条有关涉密公文密级确定、密级变更或解除，复制、汇编涉密公文，清退、销毁涉密公文等涉密公文处理，严格遵守和执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《条例》及有关保密法规的规定。

第三十五条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁公文必须严格履行审批登记手续，确保不丢失，不漏销。

第十章附则

第三十六条本办法适用于学校各级党组织及各单位。各级党组织及各单位可根据《条例》和本办法，结合实际处理公文。

第三十七条本办法由中共昆明学院委员办公室、昆明学院校长办公室负责解释。

第三十八条本办法自发布之日起执行。2012年2月29日修订的《中国共产党昆明学院委员会机关公文处理办法》和《昆明学院行政公文处理办法》停止执行。

昆明学院行政发文处理流程